Der passende ERP-Anbieter ist gefunden und das neue System wurde erfolgreich installiert. Scheint fast so, als könnten Sie nun einen Haken hinter den Punkt ‚Projekt ERP‘ setzen und sich anderen Aufgaben widmen. Ganz so einfach ist es leider nicht. Das Wichtigste folgt erst noch: Die Schulung der Belegschaft. Was zunächst als nebensächliche Formalität interpretiert werden könnte, entpuppt sich im Nachhinein oft als die größte und vor allem wichtigste Herausforderung. Um das größte Potenzial aus der Software zu ziehen sollte das Ziel also sein, die Belegschaft mit ins Boot zu holen und sie auf die bevorstehenden Veränderungen bestmöglich vorzubereiten. Schließlich ändert sich ein großer Teil des Arbeitsumfeldes. Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist, wie sie am besten umgesetzt wird und welche Vorteile sie mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist

Viele Unternehmer sind nach wie vor der Meinung, die Einführung eines ERP-Systems sei ein reines IT-Projekt und führt nach Beendigung automatisch zu verbesserten Prozessen. Dabei ist die Implementierung für den ERP-Anbieter Routine und führt nur selten zu Problemen. Wenn doch, können diese meist rasch behoben werden. Dass das beste System dem Unternehmen keinen Vorteil bringt, wenn es ein ahnungsloser Mitarbeiter bedient, wird dabei häufig vernachlässigt. Gerade wenn Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, hat jeder einzelne von ihnen unterschiedliche Kenntnisse. An diesem Punkt sollten Sie die Belegschaft abholen und auf den selben Stand bringen. Nur so ist es möglich, das System im Alltag zu integrieren und auch Vorteile daraus zu ziehen.

ERP-Schulung: Teamwork im Büro

Im ersten Moment klingt dies sicherlich nach viel Aufwand. Versuchen Sie die Schulung als wertvolle Investition und weniger als notwendiges Übel zu sehen. Einsatz für die eigene Belegschaft zu zeigen, lohnt sich erfahrungsgemäß immer. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Potenzial – fördern Sie dieses, haben beide Parteien langfristig etwas davon. Aber wie setzt man eine ERP-Schulung erfolgreich um?

Eine ERP-Schulung erfolgreich umsetzen

Generell kann man sagen, dass eine ERP-Schulung in zwei Schritten erfolgt. Zum einem gibt es die Grundschulung und zum anderen die Schulung der Mitarbeiter. Beide finden zu unterschiedlichen Phasen der Einführung statt und dienen verschiedenen Zwecken. In der Grundschulung geht es darum, die Key-User zu schulen. Diese betreuen das Projekt von Anfang an und werden im Vorfeld von Ihnen ausgewählt. Ob Sie für diese Position einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, kommt auf die Größe des Projekts an.

Grundschulung durch den ERP-Anbieter

In der Regel erfolgt die Grundschulung der Key-User durch den ERP-Anbieter. Dafür erhalten Sie immer wieder Trainings und Support. Die Schulung findet also nicht an einem festgelegten Tag, sondern über den gesamten Zeitraum der Einführung statt, lange vor Beginn der technischen Umsetzung. Ziel ist es, dass die Key-User einen Überblick über das System bekommen und somit ihr Wissen nach Implementierung des Systems an ihre Kollegen gut weitergeben können. Die Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen der Software und den Geschäftsprozessen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie in gewisser Weise Experten in beiden Bereichen sind. Idealerweise wählen Sie für diese Position also jemanden aus, der auf der einen Seite Wissen gut vermitteln kann und auf der anderen ein gutes technisches Verständnis für die Funktionen des Systems mitbringt. Sind die Key-User geschult und das System implementiert folgt der nächste Schritt: die Schulung der eigentlichen Anwender.

Mitarbeiterschulung durch die Key-User

Normalerweise erfolgt die Schulung der Mitarbeiter nach Implementierung durch die Key-User, nur selten übernimmt dies der ERP-Anbieter selbst. Vorteil hierbei für Sie ist natürlich, dass die Kosten erheblich sinken, da Sie den ERP-Anbieter nur für die Schulung der Key-User bezahlen müssen. Außerdem ist die Distanz zwischen den Key-Usern und den Mitarbeitern durch die kollegiale Beziehung oftmals geringer. Ein vertrauter Kollege weiß, welche Funktionen für das Unternehmen von Bedeutung sind und kann Ängste seitens der Belegschaft eher abbauen als ein externer Coach. Die ERP-Schulung können Sie so besser an das Team angepassen und mögliche Widerstände senken. Viele Mitarbeiter sind einer neuen ERP-Software gegenüber oftmals skeptisch, da sie befürchten ersetzbar zu sein. Nachteil hingegen, der Arbeitsaufwand für die Key-User erhöht sich in der Phase der Einführung möglicherweise. An dieser Stelle können Sie darüber nachdenken, ob es für den jeweiligen Mitarbeiter in dieser Zeit hilfreich ist, wichtige Aufgaben an andere Kollegen zu delegieren.

Vorbereitung der Mitarbeiterschulung

Folgende organisatorische Überlegungen sollten Sie vor der ERP-Schulung treffen:

  • Welche Inhalte werden geschult? Handelt es sich um eine Grundlagenschulung, in der es darum geht selbstständig im System zu navigieren und Stammdaten zu pflegen oder um eine erweiterte Schulung, in der beispielsweise die Themen Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen oder Jahresabschluss behandelt werden?
  • Wann und wo findet die Schulung statt? Wie lange wird sie dauern?
  • Für welche Mitarbeiter ist die Schulung relevant? Können alle daran teilnehmen?
  • ­Wer wird die Schulung durchführen?
  • ­Welche Unterlagen oder sonstige unterstützende Materialien werden benötigt? Erstellen Sie außerdem Schulungsunterlagen, welche später als Hilfe genutzt werden können.

Vorteile einer ERP-Schulung

Aus unternehmerischer Sicht

Eine ERP-Schulung für die eigenen Mitarbeiter zahlt sich in der Regel immer aus. Nutzen Sie Ihr Potenzial und bilden Ihre Mitarbeiter zu Fachkräften aus. Durch Fachkräftemangel sind immer mehr mittelständische Unternehmen auf die Leistung ihrer Mitarbeiter angewiesen. Je qualifizierter ein Mitarbeiter, umso mehr kann er natürlich auch zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein geschulter Mitarbeiter setzt sein Wissen nicht nur im Arbeitsalltag ein, sondern gibt dieses auch automatisch an seine Kollegen weiter. Kurz gesagt: Mehr Know-how kommt ins Unternehmen. Das macht Sie konkurrenzfähiger und Unternehmensziele werden eher erreicht. Zudem sind Sie als Arbeitgeber für zukünftige Bewerber wesentlich attraktiver. Ein potenzieller Mitarbeiter wird sich eher für Sie entscheiden, wenn die Möglichkeit der beruflichen Weiterbildung besteht. Dies motiviert auch intuitiv zu besseren Leistungen.

Mitarbeitermotivation

Man unterscheidet mehrere Arten von Motivation. Die bekanntesten Arten sind die extrinsische und intrinsische Motivation. Eine extrinsische Motivation wird immer durch äußere Reize hervorgerufen. Klassische Beispiele sind hier vor allem finanzielle Anreize oder der Wunsch nach Belohnung. Im Unterschied zur intrinsischen Motivation werden Aufgaben nicht um ihrer selbst Willen beziehungsweise aus eigenem Antrieb erfüllt, sondern mit der Aussicht auf Geld oder Anerkennung. Extrinsische Motivationsquellen motivieren zwar schnell, die Motivation verfliegt aber auch schnell wieder. Eine ERP-Schulung bietet die Möglichkeit, einen Blick über den Tellerrand zu werfen. Neues zu erlernen, zu verstehen und anwenden zu können, trägt eher dazu bei, dass man eine Aufgabe ausführt, weil man sie interessant findet. Daraus entsteht eine große Lernbereitschaft, was sich grundsätzlich positiv auf das Engagement bei der Arbeit und damit auf die Qualität und den Erfolg auswirkt.

Transparenz und optimierte Prozesse

Faktoren, die sich neben der persönlichen Weiterentwicklung positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken, sind vor allem Transparenz und die Optimierung von Prozessen. Durch transparente Prozesse wird man sich seiner Rolle im Team bewusst. Sie zeigen jedem einzelnen Mitarbeiter, welchen Einfluss die eigene Arbeit auf den Erfolg des ganzen Unternehmens hat und gibt dem eigenen Mitwirken einen Sinn. Optimierte Prozesse wirken entlastend, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert sind. Nutzen Sie die Vorteile von Prozessoptimierungen jedoch dazu, um beispielsweise Ihr Personal zu reduzieren und Kosten einzusparen, erzeugen Sie Widerstände gegen das neue ERP-System. Wieso sollten Ihre Mitarbeiter etwas unterstützen, was den Platz im Unternehmen gefährdet? Die Einführung einer ERP-Software kann bei Erfolg zu einer Steigerung der Motivation führen, bei Scheitern jedoch das genaue Gegenteil bewirken. Im Fokus sollte deshalb immer der Faktor Mensch stehen. Dies ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt.

Für die Mitarbeiter

Nicht nur das Unternehmen profitiert von einer ERP-Schulung, sondern auch jeder Angestellte. Zusatzqualifikationen erhöhen zum einen die Chancen auf dem Arbeitsmarkt, zum anderen sichern Sie aber auch den Arbeitsplatz im Unternehmen. Das Erlangen einer zusätzlichen Qualifikation steigert nicht nur das Selbstbewusstsein, man hebt sich außerdem automatisch von der Konkurrenz ab. Intern bleibt die Anerkennung durch Kollegen und die Führungsebene nicht aus, insbesondere wenn das Gelernte im Arbeitsalltag eingebracht werden kann. Gut bezahlte Posten sind auch bei der internen Konkurrenz sehr begehrt. Weiterhin führt eine Steigerung der Qualifikation in der Regel auch zu einer Steigerung des Einkommens. Einer der wichtigsten Faktoren ist vermutlich jedoch, dass sich das Wir-Gefühl im Team deutlich verbessert, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter an einer ERP-Schulung teilnehmen. Dies führt automatisch zu einer entspannten Arbeitsatmosphäre und einem produktiveren Tag. Viele Mitarbeiter nehmen Weiterbildungsmöglichkeiten außerdem als ein Art Wertschätzung wahr, da dies eine langfristige Bindung an das Unternehmen signalisiert.

Fazit

Ein ERP-System kann Ihre Arbeit entweder maßgeblich verbessern oder verschlechtern. Nehmen Sie die ERP-Schulung nicht besonders ernst, ist der Erfolg des ERP-Projekts gefährdet. Sind die Mitarbeiter nicht gut genug auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet, führt dies oft zu Unzufriedenheit im Team und hohen Support-Kosten. Damit die Einführung zum Erfolg wird und die ERP-Schulung gelingt, ist allerdings die Bereitschaft von beiden Seiten notwendig. Schaffen Sie dies, profitieren Sie als Unternehmer und die ganze Belegschaft gleichermaßen – eine klassische Win-win Situation.

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Dokumente spielen im Zeitalter der digitalen Technik eine große Rolle. Nahezu jedes Unternehmen erhält täglich eine Flut an E-Mails, Briefen und Belegen. Da jedes Schriftstück eine wichtige Information enthalten kann, werden diese bearbeitet und anschließend archiviert. Die angesammelten Dokumente sind in der Regel in Aktenordnern abgelegt. So ist es keine Seltenheit, dass die Schränke im Büro oder Archiv überfüllt sind. Benötigt nun ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, muss er zunächst zum Aktenschrank, um dort den richtigen Ordner und das gesuchte Dokument zu finden. Dieser Vorgang nimmt natürlich viel Zeit in Anspruch. Aber auch digital abgelegte Daten sind nicht automatisch besser organisiert. Durch die verteilte Speicherung auf Festplatten, Laufwerken oder im E-Mail Eingang geht der Überblick schnell verloren. Eine Möglichkeit wieder Ordnung in das Ablagesystem zu bringen, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Eine DMS-Software kann, richtig angwendet, dabei helfen Dokumente besser im Blick zu haben und somit Zeit effektiver zu nutzen.

Weltweite Datenmenge verzehnfacht sich bis 2025 auf 163 ZByte

Die Datenberge wachsen stetig weiter. Dies hat sicherlich auch mit der heutigen „Wir-speichern-alles-Mentalität“ zu tun. Täglich erzeugen und teilen wir unzählige Daten. Das 2017 veröffentlichte Whitepaper ‚Data Age 2025‘ von IDC prognostiziert, dass sich die weltweite Datenmenge bis 2025 auf 163 ZBbyte erhöhen wird. Damit Sie sich dies besser vorstellen können: Ein Zettabyte sind eine Milliarde Terabyte. Viele Unternehmen sind der Annahme, dass man diesem Problem entgegenwirken kann, indem man auf einen cloud-basierten Speicher umstellt. Bei falscher Handhabung verlagert sich das Problem jedoch nur an einen anderen Ort, da viele Mitarbeiter dann dazu neigen, sorgloser mit Daten und deren Speicherung umgehen.

30 Prozent der Arbeitszeit vergehen mit Suchen

Gerade das Suchen nach den richtigen Dokumenten beansprucht einen großen Teil der täglichen Arbeit. Durch den erhöhten Verwaltungs- sowie Personalaufwand entstehen natürlich hohe Kosten. Damit Sie als Unternehmer Entscheidungen zeitnah treffen können, ist ein schneller und einfacher Zugriff auf relevante Informationen jedoch besonders wichtig. Die Frage der Datenspeicherung gewinnt demnach immer mehr an Bedeutung. Mit­hilfe einer DMS-Software steht ein Dokument schnell und einfach zur Verfügung, ohne dass Sie danach suchen müssen. Aber was ist das genau?

Wie funktioniert eine DMS-Software?

Eine DMS-Software ist ein datenbankgestütztes System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten aller Art. Zunächst werden alle papiergebundenen Dokumente, wie beispielsweise Abrechnungsbelege, eingescannt und somit digitalisiert. Die Software verwendet zum einen Metadaten und zum anderen die sogenannten Nutz- bzw. Primärdaten, dies ist das eigentliche Dokument. Zu den Metadaten gehören alle begleitenden Informationen eines Dokuments. Dazu zählen zum Beispiel Informationen über den Autor, die Art des Dokuments, die Kundennummer, das Erstellungsdatum, oder auch der Sachbearbeiter. Anhand der Metadaten lässt sich ein Dokument zweifelsfrei identifizieren und verwalten. Die Metadaten der Dateien werden in ei­ner Daten­bank hin­ter­legt und müssen normalerweise beim Einstellen eines Dokuments vom Benutzer in entsprechende Masken eingegeben werden.

DMS-Software: Geschäftsmann sucht nach Dokumenten in Aktenschrank

Das gesuchte Dokument lässt sich leicht finden, indem man einen Suchbegriff oder auch eine Rechnungsnummer in ein Textfeld eingibt. Die Suche nach einem Dokument beansprucht demnach nur wenige Sekunden. Alle eingehenden Dokumente sind in einem zen­tralen Ar­chiv gespeichert und werden nur ein einziges Mal abgelegt. Dadurch entstehen keine mehrfachen Versionen an verschiedenen Speicherorten. Um die Dokumente so organisieren zu können, wie man es gewohnt ist, bleibt die vertraute Ordnerstruktur erhalten. Je nachdem, welche Zugangsberechtigung man hat, können mehrere Personen ein Dokument sehen und auch bearbeiten. Ältere Versionen werden nicht überschrieben, sollte also ein Problem auftreten, kann man jederzeit auf die Vorgängerversion zurückgreifen.

DMS kann mehr als nur archivieren

Der Einsatz einer DMS-Software hat viele Vorteile auf den unterschiedlichsten Ebenen. Denn es geht nicht nur um das reine Ablegen von Daten, sondern darum die Dokumente so zu verwalten, zu speichern und für den Nutzer zu organisieren, dass sie schnell und einfach wieder verfügbar sind. Auswertungen, Berichte, Zeiterfassungen, Benachrichtigungen – wichtige Belege sind in der Software sicher und transparent archiviert. Zudem sind Arbeitsabläufe effizienter und die Kommunikation im Unternehmen verbessert sich. Richtig geplant und eingesetzt, verbessert die Software Arbeitsprozesse spürbar, steigert die Qualität und reduziert die Kosten. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

  • Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten
  • Einfache Erfassung und Bedienung
  • Hohe Zeitersparnis: Bearbeitungszeit und Suche nach einem Dokument sind erheblich reduziert
  • Senkung der Kosten für Lagerräume und Papier
  • Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente, zu jeder Zeit verfügbar
  • Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen
  • Steigerung der Produktivität
  • Prozesse werden nachvollziehbar und transparent
  • Risiko von Datenverlust sinkt durch zuverlässige Archivierung
  • Revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung

ERP und DMS – eine Kopplung die viele Vorteile bringt

Die Kopplung einer DMS-Software mit dem ERP System bringt einige Vorteile. Die DMS-Software kann sowohl elektronische als auch auf Papier empfangene Dokumente erfassen und prüfen. Das macht sie zum perfekten Datenlieferanten für ERP Systeme. Dokumente die Sie in einem ERP System erzeugen, können Sie automatisch in der DMS-Software archivieren und mit anderen Dokumenten zusammenführen. Bei diesem Vorgang spricht man von elektronischen Akten. Diese Akten beinhalten dann alle Informationen, die beispielsweise einen Kunden betreffen. Alle Informationen, die in der Akte gespeichert werden, werden automatisch indiziert und mit Metadaten versehen. Das macht die Suche nach einem bestimmten Dokument sehr einfach.

Datenschutz

Wenn Sie ein Dokument in der DMS-Software archivieren, können Sie Zugriffsbeschränkungen festlegen. Sie können entscheiden, für welche Personen oder Gruppen und auf welcher Ebene der Zugriff erlaubt ist oder nicht. Weiterhin ist es möglich, Bearbeitungs- und Leserechte einzuräumen. Geben Sie ein Dokument als Link weiter, können Sie außerdem bestimmen ob dieses lediglich zur Ansicht bereitsteht oder auch heruntergeladen werden kann.

Revisionssichere Aufbewahrung

Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an ein Dokumentenarchiv. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Dokumente bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus aufbewahren. Dazu hat der Gesetzgeber einige Regeln und Anforderungen aufgestellt. Die Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung sind in der GoBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) geregelt. Die GoBD bezieht sich weitgehend auf die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen in elektronischer Form, also auch einem Elektronischem Archiv bzw. der Speicherung als digitale Dokumente in einer DMS-Software. Laut GoBD müssen Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Unter revisionssicher versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten. Alle Dokumente und Belege die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden. Zudem sollten Sie beachten, dass elektronisch erzeugte Dokumente auch digital archiviert werden müssen.

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Das ERP System ist in vielen Unternehmen das Herzstück, um das sich alles dreht. „Never change a running system“ lautet deshalb auch vielerorts die Devise, wenn es um die eingesetzte Software geht – selbst wenn diese mittlerweile veraltet oder zu klein geworden ist. Die Abläufe und Strukturen im Unternehmen entwickeln sich jedoch stetig weiter. Das anfallende Tagesgeschäft lässt sich ohne eine unterstützende Software nur schwer managen. ERP Systeme sind deshalb oft viele Jahre im Einsatz. Besonders alteingesessne Mitarbeiter sträuben sich häufig dagegen, es durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Durch ein veraltetes ERP System entstehen Ihrem Unternehmen jedoch oftmals Wettbewerbsnachteile, da die Software die Anforerungen nicht mehr richtig erfüllen kann. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Warnsignale auf eine veraltete ERP Software hindeuten und wann es für Sie an der Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen ERP-Wechsel

Aller Anfang ist Unzufriedenheit. Betrieb und Wartung einer ERP Software waren in der Vergangenheit aufwändig. Viele Unternehmen nehmen daher lieber die Nachteile in Kauf anstatt die Software zu optimieren oder eine neue Lösung einzuführen. In der Regel denken Unternehmen erst dann über einen ERP-Wechsel nach, wenn Sie mit der bisherigen Lösung nicht mehr zufrieden sind. Aber wie äußert sich das? Eine veraltete Software erkennt man in erster Linie an mangelnder Transparenz und fehlenden Funktionalitäten. Die Software lässt sich nur geringfügig anpassen und einfache Erweiterungen sind oft nicht möglich. Dadurch werden immer mehr Insellösungen eingesetzt und nicht nur der Pflegeaufwand sondern auch die Kosten für Instandhaltung und Wartung nehmen immens zu.

Regelmäßige Nutzung von Excel

Das wohl eindeutigste Anzeichen dafür, dass Sie ein veraltetes ERP System verwenden ist die regelmäßige Nutzung von Excel. Exportieren Sie beispielsweisen Daten aus einem System und importieren diese auf Basis von Tabellen in ein anderes? Werden wichtige Auswertungen aus unterschiedlichen Systemen immer wieder in Tabellen zusammengeführt, weil keine einheitliche Datenbasis existiert? Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es leicht erlernbar und einfach bedienbar ist. Wenn es Ihnen aber wichtig ist, die anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft bestmöglich zu bewältigen, ist Excel eher kontraproduktiv und die Nachteile überwiegen.

ERP-Wechsel: Links im Bild eine alte Schreibmaschine, Rechts ein moderner Laptop

Excel ist keine Datenbank, daraus entstehen viele Einschränkungen. Die Dateien liegen meistens auf lokalen Rechnern. Ist der Mitarbeiter mit dem letzten Datenstand gerade nicht im Büro, kann die Aktualität der Daten nicht gewährleistet werden. Das führt dazu, dass Daten häufig doppelt eingepflegt werden. Nachträgliche Änderungen müssen dann in allen Tabellen vorgenommen werden. Zudem ist das Programm fehleranfällig und Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten. Das verwenden von Excel verursacht zwar keine weiteren Kosten, es werden jedoch Zeit- und Mitarbeiterressourcen beansprucht die effektiver eingesetzt werden könnten.

Geschwindigkeitsprobleme an der Tagesordnung

Ein in die Jahre gekommenes ERP System lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Diese werden oftmals erst bei umfangreichen Reports und Auswertungen sichtbar. Aber auch die tägliche Arbeit ist schnell von Wartezeiten geprägt. Auch wenn es jeweils nur kurze Unterbrechungen sind, so summiert sich die Zeit, die ein Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt ist. Ein Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Ein langsames ERP System ist außerdem ein negativer Faktor für die Mitarbeitermotivation.

Eingeschränkter mobiler Zugriff

Die Kultur innerhalb vieler Unternehmen hat sich die letzten Jahre stark verändert. Homeoffice und Smart-Working sind hier nur zwei Beispiele. Wenn Ihre Mitarbeiter keinen oder nur einen eingeschränkten mobilen Zugriff haben und sich erst über Virtual Private Network (VPN) mit dem Unternehmensserver verbinden müssen, setzen Sie wahrscheinlich noch ein altes ERP System ein. Die Verbindung per VPN ist umständlich und nicht mehr zeitgemäß, besonders wenn die Oberfläche nicht für mobile Endgeräte optimiert ist. Das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs sollte für Ihre Mitarbeiter möglich sein, damit sie flexibel sind. Der mobile Zugriff auf relevante Daten zu jeder Zeit und von jedem Standort aus ist deshalb schon lange eine Standartvoraussetzung für moderne ERP Lösungen. Besonders für Ihren Kundendienst, den Vertrieb und die Geschäftsführung ist dies wichtig.

Alte Lösung optimieren oder ein neues System einführen?

Letztendlich liegt die Entscheidung für oder gegen ein neues ERP System beim Unternehmer. Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie ein neues System benötigen oder eine Optimierung der alten Software vorerst ausreicht? Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre ERP Software auf dem aktuellsten Stand ist. Oftmals beinhalten Updates Funktionserweiterungen und Sicherheitsaktualisierungen. Weiterhin können durch ein Upgrade der Hardware oder Bereinigung und Modernisierung der Datenbank einige Probleme behoben werden, sodass die Software wieder schneller läuft. Diese Vorgehensweise funktioniert jedoch nicht mehr, wenn einzelne Funktionalitäten nicht mehr durch das ERP System abgebildet werden können. Daher kommen Unternehmen irgendwann an den Punkt, wo nur noch die Einführung einer modernen Lösung sinnvoll ist. Besonders wenn die Unternehmensprozesse nicht mehr durch das ERP System abgebildet werden können und Office-Tools wie Excel vermehrt zum Einsatz kommen, lohnt sich der ERP-Wechsel.

Mit der Implementierung einer auf Sie individuell abgestimmten Komplettlösung gehören bisher eingesetzte Insellösungen der Vergangenheit an. Denken Sie auch über einen ERP-Wechsel nach? Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!

Ein ERP System macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. Tägliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert – so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachlässigen. Die Grundlage der ERP Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit wächst die Datenbank immer weiter an und wird schnell unübersichtlich, da die IT Infrastruktur im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis – Reaktions- und Ladezeiten werden immer länger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?

Zeit für einen Frühjahrsputz

Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten müssen also verlässlich sein um einen fehlerfreien Ablauf gewährleisten zu können. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vor allem vollständig sein. Reicht die anfängliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit für einen Frühjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern und somit wieder von schnellen und einfachen Abläufen profitieren können.

Datenpflege optimieren: Aktenordner stapeln sich auf dem Schreibtisch

Legen Sie Kriterien für die Datenqualität fest

Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen können so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe können Sie dadurch gut prüfen und Mängel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien können beispielsweise zur Anwendung kommen:

  • Vollständigkeit: Ein Datensatz sollte natürlich immer vollständig sein. Dazu zählen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.
  • Eindeutigkeit: Sind die Daten eindeutig interpretierbar?
  • Aktualität: Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierfür können Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen oder die Daten über die Website oder E-Mail Signatur abgleichen.
  • Genauigkeit: Legen Sie beispielsweise ein Format für Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.
  • Konsistenz: Der Datensatz sollte keine Widersprüche aufweisen.
  • Redundanzfreiheit: Vergeben Sie jede Kundennummer nur ein mal, um Verwechselungen zu vermeiden.
  • Relevanz: Die Daten sollten den Informationsbedarf erfüllen.
  • Einheitlichkeit: Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Groß- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.
  • Zuverlässigkeit: Die Entstehung der Daten sollte zuverlässig sein. Daten aus öffentlichen Quellen haben oft eine nicht so gute Qualität wie Daten aus verlässlichen Quellen.

In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie können sich diejenigen raussuchen, die für Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben.

Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung

Wichtig im Zusammenhang mit der Qualität Ihrer Daten ist natürlich auch, dass Sie die Erfassung und Pflege der Daten regelmäßig überprüfen. Nur wenn Sie diesen Schritt regelmäßig wiederholen, können Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Datenbank

Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je länger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich natürlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon benötigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur für eine einmalige Aufgabe Verwendung gefunden haben. Eine regelmäßige Datenanalyse kann Sie vor überflüssigen Ansammlungen bewahren. Hierfür können Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Oftmals wird erst bei einer Analyse der Daten deutlich, welche Korrekturen vorgenommen werden müssen oder welche Daten überflüssig sind. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und können korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie, auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr benötigen, können Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach löschen.

Abfragen optimieren durch Datenbank Indizes

Eine Indexerstellung ist eine weitere Möglichkeit, die Geschwindigkeit von häufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datenträger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten verändern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich für Datenbanken die große Datenmengen speichern und sehr häufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher führt, was bei einer großen Anzahl von Indizes demnach einen großen Speicherverbrauch verursachen kann. Weiterhin führt der Einsatz von Indizes zu einem größeren Aufwand beim Schreiben von Datensätzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index berücksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt, je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto größer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datensätze.

Schnellere Abfragen durch Daten-Cluster

Was ebenfalls dabei helfen kann, ein langsames System wieder fit für den Alltag zu machen, ist die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenhängende Informationen möglichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel um die Datenpflege zu optimieren. Häufig benötigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen und Datentabellen mit Informationen die Sie seltener benötigen, können Sie auf einen anderen Server auslagern. Die Informationen, die Sie oft benötigen können somit viel schneller abgefragt werden.

ERP aus der Cloud

Wie Sie sehen, die Optimierung eines langsamen ERP Systems benötigt Zeit und Ressourcen. Dies ist natürlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Maßnahmen jedoch nicht zum gewünschten Erfolg führen, sollten Sie eventuell über eine neue ERP Lösung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall für eine cloudbasierte Lösung. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularität. Der ERP Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und übernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP Systeme gehören der Vergangenheit an.

Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!

Egal ob Start-Ups, Kleinunternehmen, Mittelständler oder große, etablierte Konzerne – das nutzen der Cloud gewinnt an zunehmender Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen lagern ihre Geschäftsprozesse sowie Daten in externe Rechenzentren aus. Vorbei ist die Zeit, in der man Angst vor kaputten Festplatten, verloren gegangenen USB Sticks oder der Tatsache hat, seine Daten versehentlich unwiderruflich gelöscht zu haben. Die zur Verfügung stehenden Bandbreiten werden immer höher und stellen heute immer seltener ein Problem dar. Auf diese Weise ist es möglich, sogar große Datenmengen von überall aus und vor allem schnell abzurufen. Doch was ist eigentlich Cloud-Computing? Was genau passiert mit den Daten? Und welche Vorteile gibt es?

Was ist Cloud-Computing?

Viele Bezeichnungen von digitalen Innovationen sind älter als Sie nun vielleicht vermuten würden. So ist es auch bei der Cloud. Bereits in den fünfziger Jahren gab es erste Ansätze, jedoch fehlten damals noch die technischen Gegebenheiten für die Umsetzung. Heute ist das Konzept schon sehr viel ausgereifter. Das Grundprinzip lässt sich so erklären: Verschiedene Arbeitsbereiche werden nicht mehr auf Ihrer eigenen Festplatte oder dem firmeninternen Rechner gespeichert, sondern über das Internet bereitgestellt. Dafür stellt Ihnen ein Dienstleister einen Server in Form eines virtuellen Rechenzentrums zur Verfügung. Sie können dann gegen eine Gebühr auf verschiedene Anwendungen zugreifen. Dies können zum Beispiel einzelne Programme, ganze Softwarepakete, Speicherplatz oder auch Rechnerleistung sein. Sie selber müssen auf Ihrem eigenen Computer, Tablet oder Smartphone keinerlei Installationen vornehmen, lediglich ein Zugang zum Internet ist notwendig.

Cloud-Computing: Verschiedene Nutzer mit unterschiedlichen Endgeräten kommunizieren und teilen Ihre Daten über das Internet.

Verschiedene Formen des Cloud-Computing

Cloud-Dienste lassen sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS).

Infrastructure as a Service (IaaS)

IaaS ist die einfachste Form der Dienstleistung. Es wird über das Internet bereitgestellt und verwaltet. Zu den Komponenten der bereitgestellten Infrastruktur gehören beispielsweise Server, Rechen- und Netzkapazitäten, Kommunikationsgeräte wie Router, Switche oder Firewalls, Speicherplatz sowie Systeme zur Archivierung und Sicherung Ihrer Daten. Der Zugriff erfolgt über private und öffentliche Netzwerke. Sie nehmen nur die Dienste in Anspruch, die Sie auch benötigen. Die Ressourcen dieser Infrastruktur können Sie nach belieben erweitern oder wieder verringern.

Platform as a Service (PaaS)

PaaS ist eine vollständige Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebung. Es baut auf die Infrastruktur von IaaS auf und ist zudem mit allem ausgestattet, was für die Entwicklung einer neuen Software notwendig ist. PaaS unterstützt Sie nicht nur beim erstellen und testen einer Anwendung, auch bei der Verwaltung und Aktualisierung werden Sie nicht allein gelassen.

Software as a Service (SaaS)

SaaS ist eine Methode, Softwareanwendungen über das Internet bereitzustellen. Die Bereitstellung erfolgt nach Bedarf und üblicherweise auf Basis von Abonnements. Über das Internet verbinden Sie sich mit cloudbasierten Apps und können diese dann nutzen. Gängige Beispiele sind E-Mail-, Kalender- oder auch Office-Tools. Der Dienstanbieter verwaltet Hardware und Software und stellt bei Abschluss eines Vertrags die Verfügbarkeit und Sicherheit der App und Ihrer Daten sicher. Auch übernimmt er alle Wartungsaufgaben, wie das Aufspielen von Softwareupgrades und Sicherheitspatches. Mit SaaS kann Ihr Unternehmen eine App mit minimalen Investitionskosten bereitstellen und nutzen.

Bei allen drei Versionen entrichten Sie in der Regel eine, meist monatlich, festgelegte Gebühr an den Anbieter.

Welche Cloud-Modelle gibt es?

Keine Cloud gleicht der anderen. Man unterscheidet verschiedene Arten der Bereitstellung, Sie haben die Wahl zwischen drei Modellen:

Public Cloud

Die Public Cloud oder auch öffentliche Cloud ist ein Angebot, das für jeden über das Internet zugänglich ist. Oftmals handelt es sich hierbei um Software as a Service-Dienste, wie beispielsweise webbasierte E-Mail-Services, die von privaten Endverbrauchern genutzt werden. In der Public Cloud teilen Sie sich mit vielen anderen Nutzern eine gemeinsame Infrastruktur. Sie als Nutzer haben bei diesem Modell allerdings wenig Einfluss auf Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sowie den Ort und die Art der Datenhaltung. Zudem sind Netzbandbreite und Verfügbarkeit durch vordefinierte Angebotspakete eingeschränkt.

Private Cloud

Bei der Private Cloud handelt es sich um eine interne, organisationsbezogene Cloud, die ihre Anwendungen nur autorisierten Nutzern zur Verfügung stellt. Im Gegensatz zur Public Cloud, ist die Private Cloud nicht von der Allgemeinheit über das Internet zu erreichen. Dieses Modell verlagert die Wolke entweder auf firmeneigene Rechner oder auf Server von externen Anbietern. Der Zugriff auf die Cloud erfolgt entweder über das abgegrenzte Intranet oder über ein abgeschlossenes Virtual Private Network (VPN). Da diese Form des Cloud-Computings nicht mit anderen Usern geteilt werden muss, bietet sie ein hohes Maß an Sicherheit, Kontrolle und Flexibilität.

Hybrid Cloud

Bei der Hybrid Cloud handelt es sich um eine Mischform aus Private Cloud und Public Cloud. Sie versucht die Vorteile beider Cloud-Modelle in einem gemeinsamen Konzept zu vereinen und ist vielseitig einsetzbar. Sie können so sensible Programme und Daten auf den eigenen Servern bewahren und bestimmte Dienste über das Internet bei öffentlichen Anbietern nutzen, um eigene Ressourcen zu schonen.

Für welches Cloud-Modell Sie sich entscheiden sollten, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sie sollten aber vor allem die Themen Sicherheit und Datenschutz im Blick haben.

Was macht die Cloud so beliebt?

Dafür die Cloud zu nutzen, sprechen viele Gründe. Drei große Vorteile sind im Folgenden aufgelistet:

Reduzierte Kosten

Der wahrscheinlich größte Vorteil eines Cloud-Dienstes ist die Kostenersparnis. Die meist kostspielige Anschaffung und Pflege von eigenen Servern, sowie Wartung, Backups und Updates entfällt komplett. Gerade Hardware, die regelmäßige Upgrades benötigt um auf dem neusten Stand der Technik zu bleiben, ist ein erheblicher Kostenfaktor. Nutzen Sie einen Cloud-Dienst, können Sie diese Sorge getrost dem jeweiligen Anbieter überlassen. Selbiges gilt für benötigte Software. Diese muss weder gekauft noch auf allen Computern installiert und gewartet werden. Stattdessen zahlen Sie, in der Regel monatlich, einen festen Beitrag an den Dienstleister und können bequem dessen Dienste in Anspruch nehmen. Auch können Sie sich die Kosten und vor allem die Zeit für die Betreuung und Administration sparen. Ihre IT-Mannschaft wird es Ihnen danken!

Flexibilität

Auch Flexibilität ist ein immer wichtiger werdender Faktor in der heutigen Geschäftswelt. Das nutzen der Cloud bietet Ihnen auch hier einige Vorteile. Die Dateien, die Sie in der Cloud ablegen, sind zu jeder Zeit und auf allen Endgeräten verfügbar. Es ist egal, ob Sie gerade in der Firma sind oder von zu Hause aus arbeiten, Sie benötigen lediglich einen Zugang zum Internet. Auch ist es kein Problem, mit mehreren Personen parallel an einer Datei zu arbeiten. Die Dateien sind automatisch synchronisiert, sodass Sie auf jedem Gerät die aktuellste Version abrufen können. Selbst große Datenmengen lassen sich innerhalb kürzester Zeit und mit wenigen Mausklicks bereitstellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Speicherplatz auszubauen oder zu reduzieren – je nachdem was Sie gerade benötigen. So können Engpässe und Überkapazitäten vermieden werden.

Sicherheit

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie sich keine Gedanken mehr darum machen müssen, ob Ihre Daten gesichert sind. Sie benötigen weder eine Backup-Strategie, noch einen eigenen Server. Als Nutzer müssen Sie sich auch nicht um Lizenzen oder Updates der Software kümmern. Das Backup ist außer Haus und Ihre Daten sicher verschlüsselt. Häufig wird in dem Zusammenhang die 3-2-1 Backup-Regel verwendet, die verhindern soll dass Ihre Daten verloren gehen. Kurz zusammengefasst besagt die Regel, dass drei Kopien Ihrer Daten erstellt werden – Primärspeicher, Backup und Off-Site-Kopie. Dafür werden zwei verschiedene Speichertechnologien verwendet und eine davon außerhalb des Gebäudes gelagert. Durch diese Risikoverteilung auf unterschiedliche Technologien ist der Datenverlust durch systembedingte Fehler minimiert. Sollte es also zu dem Fall kommen, dass durch äußere Umstände wie Hochwasser, Diebstahl oder etwa einem Brand die Daten unbrauchbar sind, kann so sichergestellt werden dass es noch eine weitere Kopie gibt und die Daten nicht verloren sind.

Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!

Nehmen wir an, Sie stehen vor der Aufgabe, ein ERP System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht ist Ihr derzeitiges in die Jahre gekommen, Sie sind unzufrieden oder aber Sie hatten vorher keines und wollen lästige Insellösungen endlich loswerden. Ein ERP System ist Herz und Rückgrat jeden Unternehmens, es gibt Ordnung und Struktur.

Vermutlich sollen einige, mitunter sehr unterschiedliche Leute mit dem System arbeiten. Deshalb sollten Sie versuchen eine Lösung zu finden, die flexibel ist und somit den Bedürfnissen aller gerecht wird. Nur so kann es für Sie auch einen Mehrwert haben. Wie Sie sicher merken, ist die richtige Auswahl eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich soll Sie die neue Lösung auch die nächsten Jahre zu Ihrer Zufriedenheit begleiten. Wo fängt man also am besten mit der Suche an? Was macht ein System eigentlich zu einem guten System? Eines sei vorweggenommen – ‚das eine‘ System gibt es nicht. Welches System gut ist, ist subjektiv. Es kommt eher darauf an, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Ziele Sie verfolgen. Etwas was bei anderen funktioniert, muss nicht automatisch auch für Sie passend sein. Das beste System ist das, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist letztendlich was für Sie wichtig ist. Es gibt aber einige Aspekte die Sie beachten können, um zu beurteilen ob das ERP System sich gut in Ihr Unternehmen einfügen würde.

ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper

 

Aller Anfang ist schwer

Unsere Umwelt und somit auch die ERP Systeme werden immer komplexer. Es gibt so viele Angebote, dass man gar nicht so genau weiß wo man mit der Suche beginnen soll. ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in der fachlichen Ausrichtung, der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, dem angebotenen Funktionsumfang und den zum Einsatz kommenden Technologien. Es kommt also mitunter darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele Mitarbeiter Sie haben und natürlich was Sie von dem System erwarten. Ein Industrieunternehmen hat andere Ansprüche als beispielsweise der Großhandel oder ein Unternehmen für Transport & Logistik. Um den Anfang etwas zu erleichtern, wird es helfen die bestehende Auswahl grob einzugrenzen. Die Systeme, die in die engere Auswahl kommen, sollten Sie nun genau unter die Lupe nehmen.

Das macht ein passendes ERP System aus

Übersicht und Optik

Was Ihnen als erstes bei einem ERP System ins Auge fällt, ist natürlich die Optik. Achten Sie darauf, ob die Schrift in einem lesbarem Kontrast ist und grundlegende Elemente auf dem Bildschirm gut zu erkennen sind. Relevante Information lassen sich leichter identifizieren, wenn sie sich visuell vom Hintergrund abheben. Zudem sollte auch jemand der vorher noch nie mit einem ERP System gearbeitet hat, die wichtigsten Funktionen auf einen Blick finden. Die Größe von Trefferflächen bei Auswahlen, Listen oder Navigationselementen ist ebenfalls wichtig für eine effiziente Bedienung. Für viele Nutzer ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung bereits ein ausschlaggebender Punkt, wenn es darum geht sich für ein ERP System zu entscheiden.

Usability

Nun geht es darum, das System zu testen. Das ERP System sollte Sie natürlich so gut es geht dabei unterstützen, Ihre Aufgabe zügig zu erledigen. Angenommen, Sie möchten einen neuen Kunden anlegen. Können Sie auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle Sie sich gerade im Programm befinden und wo Sie hin müssen? Wie viele Klicks benötigen Sie, um den Kontakt anzulegen? Sind Pflichtfelder gekennzeichnet und Fehlermeldungen verständlich? Das System sollte Ihnen eine Rückmeldung geben, wenn Sie etwas eingegeben haben. So können Sie sicher sein, dass es die Eingabe verstanden hat und die Aktion ausgelöst wurde. Achten Sie auch auf die Fehlertoleranz. Tippfehler sollten mit wenig Aufwand zu korrigieren sein. Schwierigkeiten bei der Bedienung treten meist erst im Alltag auf und sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Aber die Bedienung eines Programms richtet sich auch nach der jeweiligen Aufgabe und ist daher immer individuell zu bewerten. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine gute Bedienbarkeit definiert.

Individuell und erweiterbar

Nun ist etwas Weitsicht gefragt. Wenn es darum geht, ein neues System auszuwählen, sollten Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse begrenzen. Als Unternehmen benötigen Sie ein System, das mit Ihnen mitwachsen kann. Ein zukunftssicheres ERP System ist so flexibel, dass es sich an veränderte Rahmenbedingungen und Bedürfnisse einfach anpassen kann. Modular und funktional erweiterbare Systeme sind hier im Vorteil. Hiermit lässt sich Ihr Bedarf wesentlich zielgerichteter und individueller abdecken. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Funktionen in Anspruch zu nehmen, die auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert sind.

ERP System - Geschäftsmann klebt viele Notizzettel nebeneinander, geformt wie eine Glühbirne

 

Mobile Anwendungen und Datenspeicherung

Informieren Sie sich darüber, ob Sie Ihre Daten unterwegs jederzeit abrufen können. Das ermöglicht Ihnen ein unabhängiges Arbeiten und einen enormen Zeit- und Produktivitätsvorteil bei Meetings, Verhandlungen oder auch beim Kunden vor Ort. Das Fehlerrisiko lässt sich somit außerdem stark reduzieren, wenn Ihre Mitarbeiter relevante Daten direkt von unterwegs aus eingeben können. Die Daten müssen so nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins Programm eingepflegt werden. Ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als Hosted-Service: ERP-Lösungen sollten in jeder Variante oder einer Kombination davon installiert werden können und dabei immer ein einheitliches System bilden. So lassen sich auch dezentrale Standorte wirtschaftlich gut integrieren.

Einführungszeit und Support

Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie das System in Ihrem Unternehmen nutzen können. Beachten Sie auch die Auswirkungen einer Einführung auf das Tagesgeschäft. Haben Sie einen persönlichen Berater und können diesen auch gut erreichen oder gibt es lediglich eine Hotline-Nummer wenn Sie ein Problem haben?

Langfristige Kosten

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP System, um unter anderem auch von den Kosteneinsparungen zu profitieren. Berücksichtigen Sie aber, dass neben den Implementierungskosten auch langfristige Kosten auf Sie zukommen können. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, sollten etwa künftige Wartungs- und Schulungskosten nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit

Oft kann es hilfreich sein, einen ERP Berater hinzuziehen. Beachten Sie nur, dass nicht jeder Berater objektiv ist. Auch hier sollten Sie also jemanden finden, der Erfahrung hat und idealerweise mit mehreren Anbietern zusammenarbeitet. Neben Präsentationen und Workshops bieten viele Anbieter außerdem eine kostenlose Testversion an, bei der Sie das System auf Herz und Nieren prüfen können. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sich das System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Und als letzter Tipp, beachten Sie nicht nur den Funktionsumfang sondern auch die soziale Komponente. Für eine zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sollte nicht nur das System, sondern auch der Anbieter zu Ihnen passen.

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Ab dem 25. Mai 2018 wird die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in allen Mitgliedstaaten gültig. Wichtig für Sie zu wissen: Sie als Unternehmer müssen die neuen Regelungen bis dahin bereits umgesetzt haben. Die DSGVO bringt einige Änderungen mit sich. Laut DGAP werden Unternehmen im Schnitt acht Stunden pro Tag damit verbringen, ihre Datenbanken zu durchforsten um die neuen Anforderungen erfüllen zu können. Rund 60% der europäischen Unternehmen sind nicht ausreichend auf die neuen Richtlinien vorbereitet. Was sich durch die DSGVO in Bezug auf den Datenschutz ändert und was Sie beachten sollten um teure Bußgelder zu vermeiden, erfahren Sie im Folgenden.

DSGVO – Worum geht es überhaupt?

Die DSGVO ist eine vom Europäischen Parlament beschlossene Verordnung. Den genauen Wortlaut der Verordnung können Sie hier nachlesen. Ziele sind ein einheitliches Datenschutzrecht und der Schutz personenbezogener Daten. Zu personenbezogenen Daten gehören Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, E-Mail Adresse, Einkommen und Kontodaten sowie gesundheitliche Informationen einer Person. Aber auch das Kfz-Kennzeichen, die IP Adresse oder das Kauf-, Surf-, und Klickverhalten im Internet zählen dazu. Die DSGVO regelt das Datenschutzrecht, also den Umgang von Unternehmen mit diesen Daten. Die wesentlichen Elemente des aktuell geltenden Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bleiben erhalten, viele Regelungen werden aber auch verschärft. Die DSGVO gilt für alle Unternehmen innerhalb der EU und auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, wenn diese Daten von Personen aus der EU verarbeiten oder eine Niederlassung in der EU haben. Betroffen ist jedes Unternehmen das im Internet aktiv ist.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), 25. Mai 2018

Was ändert sich?

Wenn Sie sich bisher gut um den Datenschutz gekümmert haben, können Sie aufatmen. Als Unternehmer in Deutschland sind Sie auf jeden Fall im Vorteil, da die Regelungen bisher schon recht hoch waren. An vielen bekannten Grundsätzen ändert sich nichts.

Das bleibt

Das maßgebliche Ziel, der zum Datenschutz errichteten Verordnung bleibt: Die Grundrechte jeder natürlichen Person sollen geschützt werden. Personenbezogene Daten dürfen weiterhin nicht erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, außer Sie haben eine ausdrückliche Erlaubnis dazu. Außerdem dürfen Sie nur so viele Daten erheben und verarbeiten, wie Sie tatsächlich benötigen. Die Daten müssen inhaltlich und sachlich richtig und immer aktuell sein. Zudem dürfen Sie nicht zweckentfremdet werden.

Das ist neu

Auftragsdatenverarbeitung (Art. 28 ff. DSGVO)

Bei der Auftragsdatenverarbeitung werden personenbezogene Daten durch einen Auftragnehmer im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Zum Beispiel wird ein externes Kundencenter oder Rechenzentrum eingesetzt. Nach BDSG war bisher nur der Auftraggeber für die Datenverarbeitung verantwortlich. Zukünftig werden jedoch sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer gleichermaßen verantwortlich sein. Der Vertrag muss nicht schriftlich geschlossen, sondern kann nun auch elektronisch gefasst werden.

WICHTIG FÜR UNSERE KUNDEN: Das betrifft natürlich auch unsere Kunden, denn wenn Hilfestellung per Remote-Support (TeamViewer, Remote Desktop, o. ä.) geleistet wird, dann erhalten wir unter Umständen Einblicke in personenbezogene Daten (Ansprechpartner bei Kunden/Lieferanten/Interessen, Kalender- oder E-Mail-Inhalte oder Daten zu Ihren Mitarbeitern). Hierzu erhalten Sie in Kürze ein Info-Mailing unseres Datenschutzbeauftragten, der Ihnen den Sachverhalt einmal näherbringt. Ebenso haben wir vorgefertigte Verträge für unsere Kunden, welche die wesentlichen Punkte abdecken.

Einwilligung (Art. 7 DSGVO)

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Sie sich eine ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kunden einholen. Ein voreingestellter Haken in einem Kontrollkästchen auf Ihrer Webseite genügt zum Beispiel nicht mehr und ist keine wirksame Einwilligung. Die Einwilligung muss also durch eine klare Handlung erteilt werden und freiwillig sein. Ein Vertrag darf beispielsweise nicht an die Verarbeitung von Daten gebunden sein, die mit der Leistung oder dem Produkt nichts zu tun haben. Weiterhin muss die Einwilligung jederzeit Widerrufen werden können. Der Widerruf der Einwilligung muss dabei so einfach sein, wie auch die Erteilung der Einwilligung. Bei Minderjährigen ist eine Einwilligung ohne Zustimmung der Eltern erst ab 16 Jahren wirksam. Diese Grenze kann von den Mitgliedsstaaten auf 13 Jahre herabgesetzt werden.

Recht auf  Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO)

Auf Wunsch müssen Unternehmen personenbezogene Daten löschen, wenn für die Verwendung der Daten keine Berechtigung mehr vorliegt. Die Daten müssen gelöscht werden, wenn der Zweck für die Datenverarbeitung wegfällt, diese unrechtmäßig war oder der Betroffene seine Einwilligung widerrufen hat.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Nutzer können persönliche Daten, zum Beispiel bei einem Wechsel zu einer anderen Bank, einem neuen Arbeitgeber oder auch zu anderen sozialen Netzwerken, zu einem anderen Anbieter mitnehmen. Allerdings ist noch unklar, wie dies in der Praxis umgesetzt wird.

 

Datensicherheit (Artikel 32 DSGVO)

Um personenbezogene Daten im Missbrauchs- und Verlustfall zu schützen, müssen Datenverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen. Wie diese Maßnahmen genau aussehen, orientiert sich am Stand der Technik, notwendigen Implementierungskosten und auch den gegebenen Umständen. Für den Verantwortlichen besteht die Verpflichtung, die Datensicherheit regelmäßig zu überprüfen.

Meldepflichten (Art. 33 Abs. 1 DSGVO)

Im Falle einer Datenpanne gibt es ab jetzt konkrete Fristen. Sie müssen jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, wenn die Rechte und Pflichten des Betroffenen einem Risiko ausgesetzt sind. In diesem Zuge wird es auch eine Dokumentationspflicht für Unternehmen gegenüber der Behörde geben, um die Meldepflicht zu überprüfen.

Datenschutzbeauftragter (Art. 39 DSGVO)

Ab jetzt wird es EU-weit einen Datenschutzbeauftragten geben. Der Datenschutzbeauftragte ist unter anderem dafür zuständig, die Einhaltung der Verordnung zu überwachen und Schulungen durchzuführen.

Vereinfachte Beschwerden (Art. 77 DSGVO)

Künftig ist es möglich, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde des eigenen Landes einzureichen, ungeachtet dessen wo der Sitz des jeweiligen Unternehmens ist. Auch Verbände dürfen in Zukunft im Auftrag von Verbrauchern klagen.

Was ist zu tun?

Um die neuen Anforderungen zu erfüllen, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen. Aber wo fängt man am besten an? Bis die neue Verordnung in Kraft tritt, ist schließlich nicht mehr viel Zeit. Prüfen Sie deshalb schon jetzt, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind und ob diese der DSGVO entsprechen. Erarbeiten Sie am besten ein Konzept, nachdem Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen informieren und schulen können. Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Struktur und Verantwortlichkeiten

Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Datenschutzrichtlinie und sind die Verantwortlichkeiten geregelt? Wer hat Zugriff zu welchen Daten und wer entscheidet über die Datenverarbeitung? Setzen Sie am besten einen Datenschutzbeauftragten ein. Sollten Sie mit besonderen personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten arbeiten, kann es sein dass Sie verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, unabhängig davon wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen hat. Falls Sie bereits einen Datenschutzbeauftragten haben, sollten Sie diesen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden.

Passen Sie Ihre Verträge an

Sollten Sie mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie die Verträge anpassen. Die Inhalte ändern sich mit der DSGVO. Sind die Verträge nicht vollständig, droht bereits ein Bußgeld. Prüfen Sie auch die Verträge mit anderen Vertragspartnern, insbesondere in Bezug auf den Haftungs- und Datenschutz.

Transparenz und Informationspflichten

Transparenz ist eines der wesentlichen Grundsätze des Datenschutzrechts. Schon bei der Erhebung der Daten, müssen Sie den Betroffenen über die Verarbeitung informieren. Dazu zählen zum Beispiel der Verwendungszweck, Dauer der Speicherung oder auch das Widerrufsrecht.

Ändern Sie Ihre Formulare und Einwilligungen

Wie bereits weiter oben beschrieben, gibt es mit der DSGVO strengere Regeln was die Handhabung von Einwilligungen angeht. Mit jeder Einwilligung muss nun auch über die Widerrufsmöglichkeiten informiert werden. Außerdem müssen Sie gewissen Einschränkungen beachten, wenn Sie die Einwilligung in Ihre AGB integrieren oder sie an eine andere Handlung koppeln möchten, wie zum Bespiel den Abschluss eines Vertrages. Es gibt allerdings auch Vereinfachungen: es ist keine Schriftform mehr notwendig.

Passen Sie Ihre Datenschutzerklärungen an

Die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen steigen mit der DSGVO deutlich an. So muss die Person über jeden Vorgang informiert werden, bei welchem Sie dessen Daten verarbeiten. Jede Datenschutzerklärung muss außerdem den Namen und die Kontaktdaten des Webseiten-Betreibers enthalten. Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten, müssen auch dessen Kontaktdaten angegeben werden. Zudem müssen Sie Angaben zu Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung machen.

Datenschutzverletzungen

Kommt es zu einer Datenschutzverletzung, muss dies innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde gemeldet werden. Sie sollten sicherstellen, dass eine Verletzung auch direkt erkannt.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Im Hinblick auf die bevorstehenden Veränderungen ist es notwendig zu wissen, warum Datenschutz wichtig ist und welche Folgen es hat, wenn dieser nicht eingehalten wird. Deshalb sollten Sie alle Mitarbeiter die in Ihrem Unternehmen mit personenbezogenen Daten, beispielsweise von Kunden oder Lieferanten, arbeiten für das Thema Datenschutz sensibilisieren und sie mit den dazugehörigen Anforderungen vertraut machen. Stellen Sie sicher, dass die Daten nicht unberechtigt verarbeitet werden. Nach Art. 39 DSGVO ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten die Mitarbeiter zu schulen. Werden die neuen Vorschriften nicht eingehalten, droht ein Bußgeld.

Geldbußen bei Verstößen

Die Bedingungen für die Verhängung eines Bußgeldes sind in Artikel 83 und 84 des DSGVO beschrieben. Bei Verstößen ist mit größeren Sanktionen zu rechnen als zuvor. Allerdings kommt es auf die Art des Verstoßes an. So wird zum Beispiel unterschieden, ob vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt wurde oder ein Verstoß gemeldet oder der Behörde auf andere Weise bekannt wurde. Bei Verstößen werden Geldbußen von bis zu 10 Mio. EUR oder im Fall eines Unternehmens bis zu 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs verhängt. Bei schweren Verstößen können von den Aufsichtsbehörden Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes verhängt werden.

Weitere Informationen

Gerne können Sie eine Mandanteninfo unseres externen Datenschutzbeauftragten hier herunterladen:

Bei Fragen senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Sie!

Ein neues ERP System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst unternehmerische Prozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde von der Planung, über die Auswahl und Umsetzung Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP System in Ihrem Unternehmen einführen. Damit Ihre Investition auch Früchte trägt, gibt es einige Erfolgsfaktoren und im Gegenzug dazu auch Fehler die Sie vermeiden sollten.

Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.

Sind die Rahmenbedingungen gegeben?

Zunächst einmal ist es wichtig die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt wie Ziele, Ressourcen und Kosten im Vorhinein festzuhalten und auch während des Projekts im Blick zu haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig, für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Außerdem sollte das Projekt nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.

Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren

Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP Projektes. Das beste ERP System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Versuchen Sie sie stattdessen so früh wie möglich mit an Bord zu holen und für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?

Erfolgsfaktoren für eine einwandfreie ERP Einführung. Mehrere weiße Papierflieger fliegen in die selbe Richtung. Ein roter Papierflieger in eine andere.

ERP Erfolg ist Teamwork

Kündigen Sie die Veränderungen Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Wenn Sie Ihr Vorhaben offen kommunizieren, können Sie so außerdem Gerüchten vorbeugen. Schaffen Sie Transparenz, indem Sie alle Belange die das Projekt angehen offen kommunizieren. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf dem selben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP Einführung nicht als reines IT Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.

Was tun wenn meine Mitarbeiter das System ablehnen?

Wenn Ihre Mitarbeiter das neue System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr steckt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen dahinter. Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeindlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP System bildet viele Prozesse automatisiert ab auf Basis korrekter Daten ab; gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen Lösung auf, die positiven Auswirkungen die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist, das Arbeitsplätze sichert und neue Möglichkeiten bietet, sich im Unternehmen einzubringen.

Wirkungsvolle Ziele formulieren

Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite ist es an der Zeit Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe weshalb Projekte scheitern, gefolgt von Ressourcenmangel und zu kleinem Projektbudget.

„Strukturen und Prozesse verbessern“

Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit hoch dass Sie am Ende mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind. Gerade wenn mehrere beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.

Erfolgsfaktoren für eine einwandfreie ERP Einführung. Geschäftsmann fliegt an einer aufleuchtenden Glühbirne in den Himmel.

Machen Sie Ihre Ziele SMART

Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.

Spezifisch

Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung.

  • Was genau wollen Sie erreichen?
  • Warum ist das wichtig?
  • Wer ist daran beteiligt?
  • Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
  • Wie planen Sie vorzugehen?

Messbar

Legen Sie Kriterien fest an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen, aber auch gegensteuern wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.

  • Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
  • Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?

Akzeptiert 

Stellen Sie sich vor Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.

  • Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
  • Ist es durch das Projekt zu erreichen?

Realistisch 

Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.

  • Haben Sie die nötigen Ressourcen?
  • Ist der Zeitraum ausreichend?

Terminiert 

Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

  • Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
  • Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?

Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP Einführung hängt nicht von der Technik ab, es sind Menschen die mit dem System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.

Wenn Sie mehr über die Vorteile einer individuellen Komplettlösung in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Sie!

Die Einführung einer ERP Software ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Je nach Komplexität der Anforderungen und Mitarbeiteranzahl kann es zwischen drei und zwölf Monaten dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist. Es kostet Sie Zeit, Ressourcen und vermutlich auch Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, wie bei jedem Projekt gilt auch bei einer ERP Einführung: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP Projekts hängt selten von der Technik ab. Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber die Ablehnung der Mitarbeiter die ein solches Projekt zum Scheitern bringen. Was Sie also brauchen ist eine gute Vorbereitung und ein Team, das von Anfang an zusammenarbeitet. Im Folgenden eine Übersicht über den Ablauf einer ERP Einführung und worauf Sie achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.

Vorbereitung und Analyse

Bevor Sie mit der Recherche geeigneter ERP Anbieter beginnen, sollten Sie sich zunächst einmal die Frage stellen, ob Sie bereit für ein ERP System sind. Eine fehlende Basis kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten deshalb auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der ERP Einführung erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP Projekt geschaffen.

Anforderungsanalyse und Lastenheft

Was als nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist eine Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Es kann hilfreich sein Externe hinzuzuziehen um eine neue Perspektive zu erhalten, da man sein Unternehmen oft mit anderen Augen sieht. Binden Sie auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit ein, diese sind es, die später mit der Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere Auswahl. Unterschieden werden technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie aber Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP Anbieter.

Erfolgreiche ERP Einführung. Geschäftsmann hält in der einen Hand eine To-Do Liste, in der anderen einen Stift.

Neben den Anforderungen an das System sollte in dem Dokument weiterhin eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten sein. Ebenfalls Informationen über Ihre Produkte und Leistungen, sowie Stärken und die aktuelle IT- Infrastruktur. Außerdem wichtig ist ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen immer kostspielig.

Projektleiter und Key-User

Mindestens genauso wichtig wie das Lastenheft ist Ihr Projektteam. Sie benötigen einen Projektleiter, sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte Durchsetzungsvermögen haben, aber auch Emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch das System entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Mitarbeiter im System schulen. Ihr Key-User sollte viel Erfahrung und Fachkompetenz haben. Seien Sie sich darüber Bewusst, dass beide Positionen viel Zeit beanspruchen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden.

Von der Longlist zur Shortlist

Den richtigen ERP Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche mit einer Recherche im Internet. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen, sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die Email ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere Anbieter herausfiltern.

Die übrig gebliebenen bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Anhand von Beispieldaten oder einen kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten kann der Anbieter die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.

Umsetzungsphase

Haben Sie sich für einen passenden Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei unterschiedliche Dokumente. Im Lastenheft halten Sie Ihre Anforderungen fest, im Pflichtenheft zeigt der Anbieter wie er diese umsetzten möchte. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer Implementierung. Andernfalls müssen Anpassungen in der Testphase gemacht werden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.

Erfolgreiche ERP Einführung. Team feiert und wirft den Chef dabei in die Luft.

Checkliste – Sind Sie bereit für eine ERP Einführung?

  • aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
  • Personal verfügbar? 
  • Geschäftsprozesse dokumentiert?
  • Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?
  • Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?

Zusammenfassung

Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

  • Erste Anforderungsanalyse
  • Erstellung eines Lastenheftes
  • Ihr Projektteam
  • Longlist
  • Shortlist
  • Workshop
  • Auswahl treffen
  • Pflichtenheft erstellen lassen
  • Installation der Software
  • Datenübernahme
  • Anpassung & Reporting
  • Echtbetrieb

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Wenn Sie mehr über den Ablauf einer ERP Einführung in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns auf Sie!

Die Wurzeln des Enterprise Resource Planning liegen einige Jahrzehnte zurück. In den siebziger Jahren unterstützen erste Versionen große Unternehmen bei der Materialbedarfsplanung. Das sogenannte Material Requirements Planning (MRP) ist Vorläufer der heute modernen ERP Systeme. In den achtziger Jahren wurden die Systeme um die Funktionen Produktionsplanung und -steuerung erweitert. Dadurch waren sie in ihrer Anwendung nicht mehr auf den industriellen Bereich begrenzt. Erst um 2000 entstand das uns heute bekannte ERP-System. Die Module Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft sind integriert. Der Begriff ,ERP‘ wurde geprägt durch Gartner, dem bekannten Anbieter von Marktforschung und Analyse. Doch welche ERP Entwicklungen sind in der nächsten Zeit zu erwarten?

Obwohl es noch immer Unternehmen gibt, die viele verschiedene Anwendungen – sogenannte Insellösungen – nutzen, setzt laut einer Bitkom Umfrage jedes dritte deutsche Unternehmen eine ERP Software ein. Weitere 21% planen konkret deren Einführung. Heute sind ERP Systeme wahre Alltagshelden, egal ob im Kleinbetrieb oder Großunternehmen. Als informationstechnisches Rückgrat sind sie in vielen Unternehmen unverzichtbar geworden. Aufgebaut aus verschiedenen Modulen, die eine gemeinsame Datenbasis verbindet, ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit. ERP bietet Überblick, übernimmt Routine-Aufgaben und optimiert betriebliche Abläufe. Durch Informationen in Echtzeit können bevorstehende Entscheidungen besser getroffen und Kundenwünsche bestmöglich erfüllt werden.

ERP Entwicklungen der nächsten Jahre

Die Entwicklung einer neuen ERP Software ist so gefürchtet und zeitgleich so notwendig wie nie. Auf der einen Seite ist der Eingriff in ein komplexes System immer mit einem Risiko behaftet. Auf der anderen ist die Weiterentwicklung wichtig, da sich Geschäftsprozesse mit der Zeit ändern. Um weiterhin nützlich zu sein, muss ERP diesen Änderungen folgen können. Der Markt und die Anforderungen ändern sich schnell, weshalb es gar nicht so einfach ist auf dem laufenden zu bleiben. Nachfolgend die drei größten ERP Entwicklungen.

Industrie 4.0 und Internet der Dinge als wesentliche Herausforderungen

Die Digitalisierung gewinnt weiter an Bedeutung. In dem Zusammenhang hören wir immer wieder den Begriff Industrie 4.0. Doch was ist das eigentlich? Nach der Mechanisierung (Industrie1.0), der Massenproduktion (Industrie 2.0) und der Automatisierung (Industrie 3.0) beginnt mit Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Neue Technologien bringen Produktionsschübe für die Unternehmen und damit einhergehend Wachstumschancen und Wettbewerbsvorteile. Grundgedanke der Entwicklungen ist es, dass sogenannte ,Smart Factories’ entstehen. Die Automatisierung ist dabei durch intelligente Maschinen optimiert, die selbstständig miteinander kommunizieren und Daten austauschen.

 

ERP Entwicklungen - Zitat: Ohne ERP-Systeme als zentrale Softwareplattform und integrierendes Element werden Ansätze zu Industrie 4.0 Insellösungen bleiben"

 

heißt es im Positionspapier „Die Zukunft von ERP im Kontext von Industrie 4.0“ des Digitalverbandes Bitkom.

Industrie 4.0 ist eng verbunden mit dem Thema Internet der Dinge

Das Internet of Things (IoT) beschreibt einen logischen Entwicklungsschritt. Bisher haben vor allem wir Menschen Informationen miteinander ausgetauscht. Zukünftig wird es jedoch so sein, dass Maschinen und leblose Objekte, die normalerweise nicht mit dem Internet verbunden sind, Daten selbstständig untereinander austauschen. Verbunden mit einem Netzwerk können sie dann mit anderen Systemen kommunizieren. Das IoT bildet sozusagen die Brücke zwischen der physischen und digitalen Welt und ist integraler Bestandteil vieler Industrie 4.0-Projekte. Laut der Studie „Wettbewerbsfaktor Analytics im Internet der Dinge“ der Universität Potsdam, gaben 43,5% der befragten Unternehmen an, dass sie sich aktiv mit dem Thema Internet der Dinge auseinandergesetzt haben. 15 % haben IoT-Anwendungen zur Effizienzsteigerung in ihre bestehenden Prozesse integriert, Hauptanwendungsbereich ist die Prozessüberwachung. In der Fertigungsindustrie lässt sich erkennen, welches große Potenzial das Internet der Dinge birgt.

Erpressung Entwicklungen - Silhouette einer Rakete, welche mit Wörtern der ERP Branche gefüllt ist

Big Data als Resultat des Internet of Things

Denkbar ist zum Beispiel eine Maschine, die über das Internet ihre Leistungsdaten direkt an den Hersteller senden kann. Wäre beispielsweise eine Komponente oder ein Wert nicht in Ordnung, könnte die Maschine den Betreiber darüber informieren und eine Benachrichtigung an den Hersteller senden, woraufhin ein Mitarbeiter benötigte Ersatzteile liefert. Smart Factories sind eine Weiterentwicklung dieses Grundgedankens. So könnte zum Beispiel eine Fertigungsanlage selbstständig mit der Produktion beginnen, wenn sie eine Bestellung erhält. Mit diesen ERP Entwicklungen wächst jedoch auch das weltweite Datenvolumen. Im Kontext mit Industrie 4.0 werden die Daten insbesondere von Maschinen, Transporteinrichtungen, Werkstücken und Produkten erzeugt. Oft sind es Mess- und Sensordaten, die automatisch erfasst werden. Unter dem Begriff Big Data lassen sich zwei Aspekte zusammenfassen. Zum einen die immer schneller wachsende Datenberge, zum anderen IT-Lösungen die Unternehmen dabei helfen, diesen Datenbergen Herr zu werden.

Welche Rolle spielt das ERP System?

Bisher sind die meisten ERP Systeme eher unternehmensintern im Einsatz. Der Bedarf nach vollständigen und transparenten Daten nimmt immer mehr zu. Das ERP System dient als zentraler Knotenpunkt und wird sich als Integrationsplattform noch weiter verstärken. Kundeninformationen und Produktdaten werden mit Produktions- und Logistikdaten aus der Fertigungsebene verknüpft. Das Internet der Dinge wird zur zusätzlichen Datenquelle. Mit Zahl der Anwendungen wächst auch der Bedarf an Schnittstellen. Auch bei dem Thema Smart Factories spielt das ERP System eine wichtige Rolle. Nahezu alle Unternehmensprozesse können unterstützt und externe Systeme und Plattformen integriert werden. Wichtige Unternehmensdaten werden verwaltet und sinnvoll abgelegt. Noch ist nicht klar, in welchem Umfang diese Entwicklungen in den Unternehmen einziehen. Damit alle Prozesse Hand in Hand laufen können, ist eine einheitliche Datenbasis besonders wichtig. Denn ohne eine intakte IT-Infrastruktur können die Ideen nicht verwirklicht werden, da viele Unternehmensprozesse anfallen, die gesteuert werden müssen.

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