Das ERP System ist in vielen Unternehmen das Herzstück, um das sich alles dreht. „Never change a running system“ lautet deshalb auch vielerorts die Devise, wenn es um die eingesetzte Software geht – selbst wenn diese mittlerweile veraltet oder zu klein geworden ist. Die Abläufe und Strukturen im Unternehmen entwickeln sich jedoch stetig weiter. Das anfallende Tagesgeschäft lässt sich ohne eine unterstützende Software nur schwer managen. ERP Systeme sind deshalb oft viele Jahre im Einsatz. Besonders alteingesessne Mitarbeiter sträuben sich häufig dagegen, es durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Durch ein veraltetes ERP System entstehen Ihrem Unternehmen jedoch oftmals Wettbewerbsnachteile, da die Software die Anforerungen nicht mehr richtig erfüllen kann. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Warnsignale auf eine veraltete ERP Software hindeuten und wann es für Sie an der Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen ERP-Wechsel

Aller Anfang ist Unzufriedenheit. Betrieb und Wartung einer ERP Software waren in der Vergangenheit aufwändig. Viele Unternehmen nehmen daher lieber die Nachteile in Kauf anstatt die Software zu optimieren oder eine neue Lösung einzuführen. In der Regel denken Unternehmen erst dann über einen ERP-Wechsel nach, wenn Sie mit der bisherigen Lösung nicht mehr zufrieden sind. Aber wie äußert sich das? Eine veraltete Software erkennt man in erster Linie an mangelnder Transparenz und fehlenden Funktionalitäten. Die Software lässt sich nur geringfügig anpassen und einfache Erweiterungen sind oft nicht möglich. Dadurch werden immer mehr Insellösungen eingesetzt und nicht nur der Pflegeaufwand sondern auch die Kosten für Instandhaltung und Wartung nehmen immens zu.

Regelmäßige Nutzung von Excel

Das wohl eindeutigste Anzeichen dafür, dass Sie ein veraltetes ERP System verwenden ist die regelmäßige Nutzung von Excel. Exportieren Sie beispielsweisen Daten aus einem System und importieren diese auf Basis von Tabellen in ein anderes? Werden wichtige Auswertungen aus unterschiedlichen Systemen immer wieder in Tabellen zusammengeführt, weil keine einheitliche Datenbasis existiert? Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es leicht erlernbar und einfach bedienbar ist. Wenn es Ihnen aber wichtig ist, die anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft bestmöglich zu bewältigen, ist Excel eher kontraproduktiv und die Nachteile überwiegen.

ERP-Wechsel: Links im Bild eine alte Schreibmaschine, Rechts ein moderner Laptop

Excel ist keine Datenbank, daraus entstehen viele Einschränkungen. Die Dateien liegen meistens auf lokalen Rechnern. Ist der Mitarbeiter mit dem letzten Datenstand gerade nicht im Büro, kann die Aktualität der Daten nicht gewährleistet werden. Das führt dazu, dass Daten häufig doppelt eingepflegt werden. Nachträgliche Änderungen müssen dann in allen Tabellen vorgenommen werden. Zudem ist das Programm fehleranfällig und Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten. Das verwenden von Excel verursacht zwar keine weiteren Kosten, es werden jedoch Zeit- und Mitarbeiterressourcen beansprucht die effektiver eingesetzt werden könnten.

Geschwindigkeitsprobleme an der Tagesordnung

Ein in die Jahre gekommenes ERP System lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Diese werden oftmals erst bei umfangreichen Reports und Auswertungen sichtbar. Aber auch die tägliche Arbeit ist schnell von Wartezeiten geprägt. Auch wenn es jeweils nur kurze Unterbrechungen sind, so summiert sich die Zeit, die ein Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt ist. Ein Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Ein langsames ERP System ist außerdem ein negativer Faktor für die Mitarbeitermotivation.

Eingeschränkter mobiler Zugriff

Die Kultur innerhalb vieler Unternehmen hat sich die letzten Jahre stark verändert. Homeoffice und Smart-Working sind hier nur zwei Beispiele. Wenn Ihre Mitarbeiter keinen oder nur einen eingeschränkten mobilen Zugriff haben und sich erst über Virtual Private Network (VPN) mit dem Unternehmensserver verbinden müssen, setzen Sie wahrscheinlich noch ein altes ERP System ein. Die Verbindung per VPN ist umständlich und nicht mehr zeitgemäß, besonders wenn die Oberfläche nicht für mobile Endgeräte optimiert ist. Das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs sollte für Ihre Mitarbeiter möglich sein, damit sie flexibel sind. Der mobile Zugriff auf relevante Daten zu jeder Zeit und von jedem Standort aus ist deshalb schon lange eine Standartvoraussetzung für moderne ERP Lösungen. Besonders für Ihren Kundendienst, den Vertrieb und die Geschäftsführung ist dies wichtig.

Alte Lösung optimieren oder ein neues System einführen?

Letztendlich liegt die Entscheidung für oder gegen ein neues ERP System beim Unternehmer. Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie ein neues System benötigen oder eine Optimierung der alten Software vorerst ausreicht? Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre ERP Software auf dem aktuellsten Stand ist. Oftmals beinhalten Updates Funktionserweiterungen und Sicherheitsaktualisierungen. Weiterhin können durch ein Upgrade der Hardware oder Bereinigung und Modernisierung der Datenbank einige Probleme behoben werden, sodass die Software wieder schneller läuft. Diese Vorgehensweise funktioniert jedoch nicht mehr, wenn einzelne Funktionalitäten nicht mehr durch das ERP System abgebildet werden können. Daher kommen Unternehmen irgendwann an den Punkt, wo nur noch die Einführung einer modernen Lösung sinnvoll ist. Besonders wenn die Unternehmensprozesse nicht mehr durch das ERP System abgebildet werden können und Office-Tools wie Excel vermehrt zum Einsatz kommen, lohnt sich der ERP-Wechsel.

Mit der Implementierung einer auf Sie individuell abgestimmten Komplettlösung gehören bisher eingesetzte Insellösungen der Vergangenheit an. Denken Sie auch über einen ERP-Wechsel nach? Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!

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