Geeignete Key-User auswählen: Junges Business-Team arbeitet zusammen in einem modernen Büro.

Die Einführung eines ERP-Systems ist in der Regel ein umfangreiches Projekt, welches sich je nach Größe über mehrere Wochen oder auch Monate ausdehnen kann. Ein solches Projekt bindet neben Kapital und Zeit natürlich auch Ihr Personal. Gerade als kleines oder mittelständisches Unternehmen mit begrenzten Mitteln und Ressourcen, ist es deshalb besonders wichtig, die einzelnen Schritte vorher gut zu planen und sich nicht Hals über Kopf in die Umsetzung zu stürzen. Ob die Einführung einer neuen Software erfolgreich verläuft oder nicht, hängt zum Beispiel zu einem großen Teil von Ihrem ausgewählten Projektteam und dessen Engagement ab. Zu dem Projektteam gehören unter anderem die Key-User. Viele Unternehmer unterschätzen die Auswirkung ungeeigneter Key-User auf ein ERP-Projekt. Diese sind, anders als häufig vermutet, am Gelingen der Einführung maßgeblich beteiligt. Doch wie findet man einen geeigneten Kandidaten für diese Rolle?

Welche Aufgaben hat ein Key-User?

Zunächst einmal sollte erklärt werden, was genau ein Key-User überhaupt ist und welche Rolle er bei einem ERP-Projekt einnimmt. Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und den eigentlichen Anwendern der Software bzw. den Abläufen und Prozessen im Unternehmen.

Geeignete Key-User auswählen: Blick von oben auf ein modernes Büro. Ein junges Business-Team arbeitet zusammen mit Laptops, Tablets und Smartphones.

Während der Einführung: Ansprechpartner & Bindeglied

Key-User vertreten die Interessen ihres Fachbereichs. Über den gesamten Zeitraum der Umsetzung arbeiten sie eng mit dem ERP-Anbieter, der Projektleitung sowie der restlichen Belegschaft zusammen. Das Projekt wird von Anfang an von ihnen betreut und sie sind Ansprechpartner in allen Punkten die das Projekt betreffen. Sie vermitteln zwischen der Projektleitung und der Belegschaft, den künftigen Anwendern der Software. Auf der einen Seite informieren sie diese über das geplante Vorgehen oder Änderungen seitens der Projektleitung. Sie erklären, aus welchem Grund Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite tragen sie in diesem Zuge auch Anforderungen, Interessen und Wünsche der Mitarbeiter an die Projektleitung weiter. Durch diesen kontinuierlichen Austausch werden die Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt eingebunden und können Entscheidungen seitens der Projektleitung besser nachvollziehen. Außerdem wird gewährleistet, dass sich alle wichtigen Punkte am Ende im System wiederfinden.

Akzeptanz für das Projekt stärken

Es liegt in der Natur des Menschen, größeren Veränderungen gegenüber erst einmal mit Skepsis zu begegnen. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern das fertige System einfach vor die Nase, resultieren daraus vermutlich Vorbehalte oder sogar Ablehnung. Die Vorschläge und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen, darauf einzugehen und wenn möglich umzusetzen ist deshalb besonders wichtig, um die Akzeptanz für das Projekt zu stärken. Nur wenn die Belegschaft das System annimmt, kann sich die Einführung der Software lohnen. Hier kommt wieder der Key-User ins Spiel. Dieser zeigt in erster Linie die Vorteile der neuen Software auf und erklärt den Sinn und Zweck der Veränderung. Richtig eingesetzt schafft die Software Strukturen, sichert Arbeitsplätze und fördert das Wachstum des Unternehmens. Regelmäßige kurze Meetings oder ein Newsletter sind zum Beispiel gute Möglichkeiten, um über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren und sich aktiv Feedback einzuholen.

Nach der Implementierung: Schulung der Mitarbeiter

Nachdem die Software installiert wurde, erfolgt die Mitarbeiterschulung. In der Regel erfolgt diese durch die Key-User, in seltenen Fällen übernimmt dies aber auch der ERP-Anbieter. Hierbei ist es natürlich wichtig, dass die Key-User mit allen relevanten Funktionen und Features des Systems vertraut sind, um dieses Wissen gut an die Kollegen weitergeben zu können. Auch nach der Implementierung sind sie Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge, Änderungswünsche sowie Anpassungen für das nächste Update der Lösung zu sammeln und an den ERP-Anbieter weiterzugeben.

Welche Eigenschaften braucht ein guter Key-User?

Ein guter Key-User sollte einige Eigenschaften erfüllen, weshalb nicht jeder Mitarbeiter für diese Position in Frage kommt. Den größten Fehler, den Sie nun also machen können, ist denjenigen zum Key-User zu machen, den Sie im Tagesgeschäft am ehesten entbehren oder am schnellsten von seinen Aufgaben entbinden können. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, der eher ungeeignet für diese Position ist, kann dieser das Projekt nicht richtig unterstützen und sich darüber hinaus auch negativ auf die Einführung auswirken, indem er beispielsweise falsche Lösungsansätze liefert oder die Belegschaft nicht von der neuen Software überzeugen kann.

Eigenschaften die ein Key-User mitbringen sollte:

  • Technisches Grundverständnis und eine schnelle Auffassungsgabe um sich zeitnah in die neue Software einarbeiten zu können
  • Eine hohe fachliche Kompetenz und darüber hinaus auch Interesse an den Prozessen aus anderen Unternehmensbereichen
  • Empathie vs. Autorität: Einfühlungsvermögen ist wichtig um Ängste der Mitarbeiter nachvollziehen und auf diese eingehen zu können, Durchsetzungsvermögen darf aber nicht fehlen um die wesentlichen Punkte des Projekts nicht aus den Augen zu verlieren
  • Weitblick: Ein guter Key-User denkt und handelt vorausschauend, behält den Gesamtüberblick und ein Auge für die täglichen Herausforderungen seiner Kollegen
  • Aufgeschlossenheit: Diese Eigenschaft ist besonders wichtig, da Key-User als Ansprechpartner oder auch später in der Mitarbeiterschulung immer eine vermittelnde Rolle einnehmen und ihr Wissen bestmöglich weitergeben müssen
  • Wirkliches Interesse und Motivation an dem ERP-Projekt

Wie finde ich einen geeigneten Kandidaten?

Natürlich ist es eher unwahrscheinlich, dass auf einen Mitarbeiter all diese Punkte zutreffen. Das wichtigste ist, einen Mitarbeiter für diese Position zu wählen, der voll und ganz hinter dem Projekt steht und mit dieser Haltung auch seine Kollegen begeistern kann. Dies passiert von ganz allein, wenn man offen für neue Herausforderungen ist und motiviert an die Aufgabe rangeht. Nachfolgend sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, um einen guten Key-User zu finden:

Nicht nach Hierarchie suchen

Wenn es darum geht, die Interessen der Abteilung zu vertreten, denken viele Unternehmer als erstes an den Abteilungsleiter. In der Regel kann dieser viel Erfahrung vorweisen, ist mit den Prozessen im Unternehmen vertraut und wird von seinen Kollegen hoch angesehen. Wer könnte also besser geeignet sein? Tatsächlich ist der Abteilungsleiter nicht immer die beste Wahl. Ein guter Abteilungsleiter ist nicht automatisch auch ein geeigneter Key-User. Gerade in besonders großen Unternehmen haben diese oft eine Distanz zum operativen Tagesgeschäft entwickelt und übernehmen eher administrative Aufgaben. Mit den eigentlichen Arbeitsläufen sind sie zumindest nicht immer im Detail vertraut. Aber: Natürlich kann auch ein Abteilungsleiter ein guter Key-User sein – das eine schließt das andere nicht aus.

Suchen Sie nach Leistungsträgern

Mitarbeiter mit den passenden Eigenschaften finden sich unabhängig von der Position im Unternehmen. Suchen Sie nach Leistungsträgern! Leistungsträger werden von der Belegschaft hoch angesehen. Sie sind vertrauenswürdig, zuverlässig und finden beispielsweise bei Änderungsvorschlägen seitens der Projektleitung leichter Gehör. Ein Leistungsträger kann skeptische Mitarbeiter so eher überzeugen und die Akzeptanz für das Projekt stärken.

Fokus nicht nur auf Know-how legen

Natürlich ist Fachwissen wichtig, wenn es darum geht den eigenen Fachbereich zu vertreten. Key-User müssen sich umfassend mit den Aufgaben in ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen. Was viele Unternehmer im Gegenzug häufig außer Acht lassen, aber mindestens genauso wichtig ist, sind gewisse Soft Skills die ein Key-User mitbringen und vermitteln sollte. Persönliche Werte und Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Respekt und Fairness oder auch Geduld, ein freundliches Auftreten und Kritikfähigkeit sind wichtig um die Motivation für das Projekt aufrecht zu halten, mögliche Widerstände oder Vorbehalte zu entkräften und die Kooperation zu steigern. Auf der einen Seite benötigen sie Einfühlungsvermögen, auf der anderen müssen sie auch Durchsetzungsvermögen zeigen. Zuhören, begeistern, schwierige Sachverhalte verständlich erklären. Eine gute Balance zu finden ist die Herausforderung.

Weitblick und Motivation 

In vielen Unternehmen kann man beobachten, dass sich die einzelnen Mitarbeiter stark auf ihre eigenen Aufgaben fokussieren. Ein Austausch mit anderen Unternehmensbereichen findet nur sporadisch statt. Aber: Geschäftsprozesse enden nicht an der Abteilungsgrenze. Ihr Key-User sollte vorausschauend und vor allem bereichsübergreifend denken und handeln. Das setzt voraus, dass er Experte in seinem eigenen Fachbereich ist, sich zusätzlich aber auch für die Abläufen aus anderen Unternehmensbereichen interessiert. Einer der wichtigsten Voraussetzungen die ein Key-User mitbringen sollte sind jedoch Motivation und wirkliches Interesse an der Aufgabe und die Fähigkeit dieses Interesse auch bei der restlichen Belegschaft wecken zu können.

Klingt nach einer schönen Aufgabe – wo ist der Haken?

Mitarbeiter die die Rolle des Key-Users übernehmen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass während der Umsetzungsphase mit Überstunden zu rechnen ist. Neben dem normalem Tagesgeschäft, stehen zusätzlich Meetings und Schulungen auf der Agenda und das für mehrere Wochen oder Monate – je nach Größe des Projekts.

Was Sie als Unternehmer tun können

ERP-Projekte sind zeitintensiv, deshalb benötigt auch der beste Key-User Ihre Unterstützung. Es ist zum Beispiel sinnvoll, für die Einführung einen Zeitraum zu wählen, in dem keine anderen Projekte geplant sind oder Sie wissen, dass es erfahrungsgemäß etwas ruhiger im Unternehmen ist. Außerdem sollten Sie den ausgewählten Mitarbeiter nicht parallel für andere große Kundenprojekte einplanen. Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können in dieser Zeit von anderen Kollegen übernommen werden. Vorausgesetzt, das Projekt wird von allen Mitarbeitern gleichermaßen unterstützt. Wird das Projekt jedoch grundsätzlich in Frage gestellt, kann sich das Arbeitsklima durch solche Maßnahmen natürlich verschlechtern. Sehen sie hingegen die Vorteile die das Projekt mit sich bringt, wird die temporäre Belastung bereitwilliger in Kauf genommen.

Geeignete Key-User auswählen: Junges Business-Team arbeitet zusammen in einem modernen Büro.

Ein ERP-Projekt geht oft mit Stress einher. Vermutlich ist erst einmal etwas Überzeugungskraft notwendig, wenn Sie ihren Wunsch-Kandidaten gefunden haben. Machen Sie deutlich, wie wichtig eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist und zeigen Sie auch die Vorteile für den Mitarbeiter auf. Durch die Rolle als Key-User kann man Führungserfahrungen sammeln und das Ansehen im Unternehmen steigt nach gelungener Einführung erfahrungsgemäß deutlich an. Sollte der Mitarbeiter jedoch absolut kein Interesse an der Aufgabe haben, wählen Sie lieber jemand anderen für diese Aufgabe aus. Ein Mitarbeiter, der alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, aber kein Interesse an der Aufgabe hat, bringt Ihnen keinen Mehrwert. Ein positiver Verlauf der Einführung wäre so eher gefährdet.

Fazit

In nahezu jedem Unternehmen lässt sich ein geeigneter Mitarbeiter finden. Die Herausforderung besteht darin, diese Person zu finden. Meistens sind es die, an die man nicht auf den ersten Blick denkt. Um das ERP-Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, sollten Sie keine schlechten Kompromisse eingehen. Ein schlecht ausgewähltes Projektteam kommt schnell an seine Grenzen und es kann zu Konflikten und Verzögerungen kommen, wodurch der Erfolg des Projekts gefährdet wird. Nehmen Sie sich stattdessen bei der Zusammenstellung lieber etwas mehr Zeit und setzen auf ein motiviertes Team, das gut zusammenarbeitet und gemeinsam alle Herausforderungen meistert. Diese Motivation wird sich automatisch auf die ganze Belegschaft übertragen. Auch wenn die Einführung einer ERP-Software eine technische Umsetzung ist, sollte der Fokus immer auf den Menschen im Unternehmen liegen.

Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!



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